Rechnungs-Verwaltung

Im Admin-Menüpunkt Rechnungen haben Sie Einblick in an User ausgestellte Rechnungen inkl. deren Status, können Zahlungseingänge bestätigen, Rechnungen stornieren und Anmeldungen zum Lastschriftverfahren (Einzugsermächtigungen) einsehen.

RechnungenDen Admin-Menüpunkt Rechnungen erreichen Sie nach Aufruf der Administrations-Oberfläche in Ihrem Webbrowser durch Klick auf Rechnungen im Kopf-Bereich des Admin-Menüs.

Kontostände auf neue Rechnungen/Auszahlungen prüfen

Kontostände auf neue Rechnungen/Auszahlungen prüfen

Diese Option erscheint nur, wenn Sie nicht mehr Sprachen als deutsch und englisch aktiviert haben. Andernfalls muss die Überprüfung der Kontostände auf neue Rechnungen oder Auszahlungen gemäß den Wartungs-Einstellungen auf der Admin-Startseite automatisiert werden.

Entsprechend Ihren Einstellungen zur Rechnungsgrenze und Auszahlungsgrenze unter EinstellungenDaten bearbeitenLimits (Link Limits auf der Seite) bzw. De-/Aktivierung der Möglichkeit Auszahlungen unter EinstellungenFunktionen erhalten User bei Erreichen des entsprechenden Limits eine Rechnung bzw. Informationen über eine bevorstehende Auszahlung.

Der Link Rechnungstext & -Einstellungen führt Sie zum Admin-Menüpunkt EinstellungenRechnungstext & – Einstellungen.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen senden

Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden

Entsprechend Ihren Einstellungen unter EinstellungenZahlungserinnerungen & Mahnungen (linke Spalte) sowie der Definition der entsprechenden Textvorlagen unter EinstellungenZahlungserinnerungen & Mahnungen (rechte Spalte) erhalten User bei Überschreitung der angegebenen Zeitlimits Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen per eMail. Auch wird der Status der jeweiligen Rechnung aktualisiert.

Diese Option wird nur dann angezeigt, wenn Sie nicht mehr Sprachen als deutsch und englisch aktiviert haben. Sollten Sie mehr bzw. andere Sprachen verwenden, muss der Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen gemäß den Wartungs-Einstellungen auf der Admin-Startseite automatisiert werden.

Der Link Einstellungen führt Sie zu den Einstellungsmöglichkeiten im Admin-Menüpunkt EinstellungenZahlungserinnerungen & Mahnungen (linke Spalte).
Folgen Sie dem Link eMail-Text, gelangen Sie zur Angabe der Textvorlagen für die per eMail versandten Zahlungserinnerungen und Mahnungen im Admin-Menüpunkt EinstellungenZahlungserinnerungen & Mahnungen (rechte Spalte).

Filter-Optionen zur Anzeige der Rechnungen

Filter-Optionen zur Anzeige der Rechnungen

Zur Anzeige der in der Datenbank gespeicherten Rechnungen stehen Ihnen linker Hand folgende Filtermöglichkeiten zur Verfügung:

  1. alle Rechnungen anzeigen
    Zeigt alle in der Datenbank gespeicherten Rechnungen unabhängig von deren Status.
  2. offene Rechnungen anzeigen
    Zeigt alle Rechnungen mit Status offen, d.h. Rechnungen, bei denen der Zahlungseingang aussteht.
    Bei Aufruf der Seite ist diese Filter-Option standardmäßig vorausgewählt.
  3. stornierte Rechnungen anzeigen
    Zeigt alle Rechnungen, die Sie als storniert eingestuft haben.
  4. bezahlte Rechnungen anzeigen
    Zeigt alle Rechnungen, für die Sie die Zahlung als eingegangen bestätigt haben.
  5. INKASSO Rechnungen anzeigen
    Zeigt alle Rechnungen, deren Status Sie auf INKASSO eingestuft haben.



Suche nach Rechnungen

Rechnung(en) suchen

Für den schnellen Zugriff auf Rechnungen an einen bestimmten User oder Sponsor, kann die Rechnungs-Suche rechts oben verwendet werden.
Geben Sie den gewünschten Usernamen, den realen Namen oder die E-Mail-Adresse des Rechnungs-Empfängers an und klicken Sie auf den Finden-Button, um nach Ihrer Angabe entsprechenden Rechnungen in der Datenbank zu suchen.



Rechnungs-Präfix

Rechnungs-Präfix

Unter Rechnungs-Präfix habe Sie die Möglichkeit, ein z.B. für Ihre Flirt-Community typisches Kürzel den automatisch fortlaufenden Rechnungsnummern voranzustellen. Dies ist v.a. dann hilfreich oder erforderlich, wenn Sie auch über Ihr Flirt-Projekt hinausgehend Rechnungen versenden und die Rechnungsnummern aus steuerrechtlichen Gründen voneinander zu entscheiden sein müssen.

Geben Sie als Rechnungs-Präfix test- an, wird den Rechnungsnummern aller Rechnungen, auch bereits ausgestellten Rechnungen test- beigefügt. Also wird aus RE-Nr. 1 RE-Nr. test-1 u.s.w.



Anmeldungen zum Lastschriftverfahren

Anmeldungen zum Lastschriftverfahren

Der Link Anmeldungen zum Lastschriftverfahren führt Sie zur Übersicht über von Usern erteilte Einzugsermächtigungen.


Anzeige

Anzeige der Rechnungen

Gemäß Suche oder Filter-Optionen in der Datenbank gefundene Rechnungen werden in Form einer Tabelle dargestellt. Diese Tabelle ist wie folgt aufgebaut:

  1. RE-Nr.
    In der ersten Spalte der Tabelle wird die Rechnungsnummer der jeweiligen Rechnung angezeigt.
    Ist die Rechnung an einen User ausgestellt, der Ihnen eine Einzugsermächtigung erteilt hat, wird ein * hinter der Rechnungsnummer eingeblendet.
  2. Datum
    Unter Datum wird das Datum der Rechnungserstellung, also das Rechnungsdatum angezeigt.
  3. An
    In der Spalte An wird der Username und darunter der reale Name des Rechnungsempfängers angezeigt.
    Bei Klick auf das Text-Symbol links vom Usernamen können Sie dem Mitglied eine Nachricht als Admin senden.
    Bei Sponsoren erscheint statt des (nicht vorhandenen) Usernamens das Wort S P O N S O R.


Anzeige der Rechnungen an Sponsoren
  1. eMail
    Unter der Spalte eMail wird die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers aufgeführt.
  2. Betrag
    Die Spalte Betrag enthält den Brutto-Gesamtbetrag, also den vom User bzw. Sponsor zu zahlenden Betrag.
  3. Status
    Der aktuelle Status der jeweiligen Rechnung. Bei Aufruf des Admin-Menüpunkts Rechnungen ohne Filter-Kriterien werden Ihnen nur Rechnungen mit Status offen angezeigt.
  4. Storno
    Wenn der Rechnungsempfänger von seinen Zahlungspflichten entbunden werden soll, kann der Rechnungsstatus durch Klick auf den Storno-Button in der gleichnamigen Spalte auf storniert aktualisiert werden.

Bei Sponsoren steht weder die Option Storno noch die nachfolgende Möglichkeit der Zahlungseingangs-Bestätigung über die Rechnungs-Verwaltung zur Verfügung. Sponsoren-Bestellungen werden im Unter-Menüpunkt Bestellungen des Admin-Menüpunkts Sponsoren verwaltet.

  1. Zahlung
    Durch Klick auf den Bestätigen-Button in der Spalte Zahlung können Sie den Zahlungseingang für die jeweilige Rechnung bestätigen und den Rechnungs-Status auf bezahlt aktualisieren.
    Sollte der Account-Status des Users zum Zeitpunkt der Zahlungseingangs-Bestätigung nicht aktiv sein, erscheint unterhalb des Bestätigen-Buttons die Auswahlmöglichkeit User aktivieren. Aktivieren Sie diese vor Klick auf den Button, wird gleichzeitig mit der Bestätigung des Zahlungseinganges der Account-Status auf aktiv aktualisiert.
  2. Löschen
    Durch Klick auf den Löschen-Button in der gleichnamigen Spalte wird die Rechnung komplett aus der Datenbank entfernt.

Aus steuerrechtlichen Gründen sollten nur Rechnungen gelöscht werden, die der Empfänger nicht erhalten hat oder die Sie zu Testzwecken sich selbst ausgestellt haben. Nach dem Löschen von Rechnungen sollte der für die fortlaufenden Rechnungsnummern verantwortliche auto_increment-Wert in der Datenbank (z.B. mit phpMyAdmin) auf die nächste zu verwendende Rechnungsnummer zurückgesetzt werden.

  1. INKASSO
    Durch Klick auf den INKASSO-Button in der gleichnamigen Spalte wird der Status der Rechnung auf INKASSO aktualisiert.

Siehe auch: