Eigener Nummernkreis für Lieferschein- & Rechnungsnummern, z.B. für laufende Nummern pro Jahr (JJJJ/001), Monat (JJJJ/MM-01) oder Tag (JJJJ/MM/TT-01).
Inhaltsverzeichnis
Rechnungsnummern wie von der Stange? Buchhaltung und Steuerberater gefällt das leider gar nicht. Statt kryptischer Zähler und starrer Nummernkreise wünschen wir uns Rechnungsnummern, die klar strukturiert sind – z. B. mit Datum und Tageszähler. Das ist übersichtlich, nachvollziehbar und spart Rückfragen. Gambio bringt das leider nicht mit. Aber genau hier kommt dieses kleine, aber mächtige Tool ins Spiel.
Das Tool für individuelle Rechnungs- und Lieferscheinnummern auf meinem YouTube-Kanal vorgestellt.
Drei Felder, keine Freiheit: Gambios Nummernkreis im Standard
Viel Spielraum gibt uns Gambio bei der Vergabe von Rechnungsnummern leider nicht – und das merkt man schon auf den ersten Blick. Ein Präfix, ein Suffix und eine fortlaufende Nummer, die sich automatisch hochzählt – das war’s. Kein Datum, kein Zurücksetzen des Zählers, keine intelligente Nummernlogik. Wer also hofft, Rechnungsnummern im Format „2024-04-001“ oder gar „240411-03“ zu vergeben, stößt schnell an die Grenzen.
Die Anpassung der Formatvorlage ist zwar möglich – aber komplett statisch. Wer jeden Tag eine neue Kombination aus Datum und fortlaufender Nummer braucht, müsste täglich manuell ran. Und wehe, der Zähler soll zurück auf „001“ – das blockiert Gambio sofort mit einer Fehlermeldung. Selbst Tricks helfen da nicht weiter.
Das ist schade, denn gerade bei der Buchhaltung wünschen wir uns Struktur, Verlässlichkeit – und ein System, das mitdenkt. Ein Nummernkreis, der automatisch auf den aktuellen Tag reagiert, uns eindeutige Rechnungsnummern liefert und dabei immer schön übersichtlich bleibt. Die gute Nachricht: Genau das geht. Mit einer kleinen, maßgeschneiderten Erweiterung, die aus dem starren Gambio-System endlich ein flexibles Werkzeug macht.
Endlich flexibel: Rechnungsnummern nach unserem Muster
Mit der Erweiterung für den Gambio-Nummernkreis verabschieden wir uns vom starren Standard. Statt uns mit Präfix, Suffix und einem fortlaufenden Zähler zufriedenzugeben, gestalten wir unsere Rechnungsnummern ab sofort so, wie sie für uns Sinn ergeben – dynamisch, lesbar, logisch.
Wir kombinieren z. B. das aktuelle Datum im Format YYMMDD mit einer täglich neu beginnenden laufenden Nummer. So entstehen Nummern wie 241204-01, 241204-02 usw. – und am nächsten Tag geht’s automatisch mit 241205-01 weiter. Eine perfekte Lösung für alle, die Ordnung lieben und deren Buchhaltung klare Strukturen bevorzugt.
Das Tolle daran: Die Erweiterung erledigt das ganz automatisch. Keine manuelle Pflege der Vorlagen mehr, kein Reset des Zählers nötig, kein Eingriff ins System. Auch für Lieferscheine, Kunden- oder Bestellnummern lässt sich dieses Prinzip anwenden – für ein Nummerierungssystem, das sich an uns anpasst, nicht umgekehrt.
Wunschformat durchgeben – und los geht’s.
Dieses Modul steht nicht zum direkten Download bereit, weil es individuell auf den jeweiligen Shop zugeschnitten wird. Einfach in den Warenkorb legen und kurz mitteilen, welches Format die Rechnungsnummern künftig haben sollen – mit oder ohne Datum, mit führenden Nullen, täglicher Zähler oder was immer gebraucht wird.
Ich passe das Modul entsprechend an und liefere eine fertige Zip-Datei, die sich ganz bequem über die Gambio-Modulverwaltung per Zip-Upload installieren lässt. Ganz ohne Frickelei, ganz ohne Umwege – aber mit maximaler Freiheit.
- Maßgeschneiderte Lösung für den Gambio-Shop Version 4.0 – 4.9
- 12 Monate Update-Zugriff inklusive Gambio-Modul-Updates
Das Nummerkreis-Format ist eine individuelle Anpassung für den Gambio-Shop. Es gibt deshalb keine offiziellen Modul-Updates. Seit seiner Vorstellung am bedurfte es noch keinerlei Anpassungen im Zuge von Gambio-Updates.
Nein. Im Gambio-Cloud-Shop sind wir leider auf die starren Bordmittel beschränkt. Genug der Gängelei? Freiheitsliebende Shopbetreiber sind bei zum Beispiel den Gambio Hosting Anbietern aus meinem Blog-Beitrag ganz zufrieden.
Bestell- und Rechnungsnummer gehören in Gambio voneinander unabhängigen Nummernkreisen an. Eine Zuordnung der Rechnung zur zugehörigen Bestellung ist für Buchhalter oder Steuerberater mitunter sehr aufwendig.
Individuelle gestaltete Bestellnummern im Gambio-Shop sind leider nicht praktikabel umsetzbar. Bestellnummern sind einfach laufende Nummern und werden als genau solche an zu vielen Stellen verwendet, als dass man Ihnen mit vertretbarem Aufwand ein Präfix voranstellen könnte oder gar Datumsangaben einfügen.
Wer mehrere Onlineshops betreibt und ein Unterscheidungsmerkmal bei den Bestellnummern braucht, sollte im zweiten Shop mit einer so hohen Bestellnummer starten, dass diese niemals vom ersten Shop eingeholt wird. Zumindest die Zahl für die nächste Bestellnummer lässt sich in den Einstellungen im Gambio-Admin glücklicherweise anpassen.
- Individuelle Formatvorlage für Lieferschein- & Rechnungsnummern
- Zum Beispiel mit Datumsangaben wie 2021-01/001
- Für Gambio 4.0 – 4.9
79,00 €94,01 € inkl. 19% MwSt.
- Gambio 4.0 – 4.9kompatibel