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Die Auszahlungsdetails im Affiliate-Modul für Gambio zeigen uns alle relevanten Daten in Zusammenhang mit der von einem Affiliate beantragten Auszahlung. Über Informationen zur Zahlung selbst und den Gesamtbetrag hinaus sind dies die Anschrift und der Steuerstatus des Partners. Ähnlich einem Kontoauszug sehen wir alle Provisionen, die im auszuzahlenden Guthaben enthalten sind. Mit einem einfachen Button-Klick generieren wir einen Beleg der Gutschrift im PDF-Format.
Auszahlungsdaten
Während sämtliche auf der Seite angezeigten Daten mit der Auszahlung in Zusammenhang stehen, sehen wir unter Auszahlungsdaten die für die Durchführung der eigentlichen Zahlung erforderlichen Angaben. Das sind beispielsweise Bankdaten, die E-Mail-Adresse zu einem PayPal-Konto oder die mit Beantragung bereits automatisch vollzogene Umbuchung des Guthabens auf ein Kundenkonto. Im Kopf der Karte stehen Auszahlungsnummer und Antragsdatum; die linke Spalte fasst Netto-, Steuer- und Bruttobetrag kompakt zusammen und bietet ein Notizfeld für vom Affiliate hinterlegte Zahlungsdetails – alle Summen sind bereits berechnet und formatiert.
Der Text im Eingabefeld entspricht den Angaben des Partners zum Zeitpunkt des Antrags auf Auszahlung des Guthabens. Wir können ihn bei Bedarf jederzeit korrigieren. Der Nettobetrag errechnet sich aus der Summe aller der Auszahlung zugrunde liegenden Provisionsgutschriften. Mehrwertsteuersatz und vom Script automatisch berechneter Bruttobetrag ergeben sich aus dem Steuerstatus des Affiliates.
Adressdaten
Davon ausgehend, dass wir keine Auszahlungen via Scheck anbieten möchten, sind die Adressdaten des Partners ausschließlich für die Generierung der PDF-Datei als Beleg der Gutschrift relevant. Auch für die Adressdaten gilt, dass sie zum Zeitpunkt der Beantragung gespeichert werden und bei Bedarf nachträglich korrigierbar sind. In der mittleren Spalte sehen wir den direkten Link zur Partnerakte sowie E-Mail-, Telefon- und Webseitenangaben (jeweils klickbar) und bearbeiten darunter den Adressblock für den PDF-Beleg komfortabel direkt im Formular.
Der Link zu den Affiliate-Details dient ebenso wie die Anzeige der E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Website des Partners nur der schnelleren Kontaktaufnahme im Falle von Rückfragen. Da sich die Anschrift oder Unternehmensform eines Partners im Laufe seiner Vermittlertätigkeit ändern kann, durch die Aktualisierung der Adressdaten aber nicht rückwirkend Gutschrift-Belege „verfälscht“ werden sollen, sind einmal als Schnappschuss der aktuellen Anschrift des Partners für die Auszahlung gespeicherte Daten in der Folge unabhängig von gegebenenfalls geänderten Adressdaten.
Steuerstatus
Beim Steuerstatus sind drei von vier Angaben durch uns als Betreiber des Partnerprogramms zu tätigen. Die Möglichkeit zu unterschiedlichen Angaben bei verschiedenen Auszahlungen an denselben Affiliate trägt dem Umstand Rechnung, dass sich der Umsatzsteuerstatus des Partners jederzeit ändern kann. Rechts neben den Adressdaten pflegen wir USt-ID, Steuersatz, Anzeigename der Steuernummer im Dokument sowie einen zusätzlichen Hinweis; ein großes Freitextfeld nimmt bei Bedarf Erläuterungen auf.
Damit wir jedoch nicht für jede neue Auszahlung die Daten erneut eingeben müssen, hinterlegen wir diese in den Affiliate-Details im Gambio-Adminbereich. Auf diese Weise sind nur noch bei Bedarf nötige Korrekturen in der Detail-Ansicht der Auszahlung vorzunehmen.
Ust-IdNr.
Die Ust-IdNr. ist der einzige Wert, den der Partner selbst direkt beeinflussen kann. Sofern erteilt, kann er sie bei der Registrierung bzw. späteren Bearbeitung seiner Daten im Login-Bereich angeben.
Auszahlung zzgl. Umsatzsteuer
Wie im Affiliate-Marketing oder zumindest unter Geschäftsleuten üblich, verstehen sich alle in Statistiken etc. genannten Geldbeträge exklusive MwSt. Lediglich für die Auszahlung selbst und den zugehörigen Gutschrift-Beleg können wir festlegen, ob die Auszahlung als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer erfolgt. Dies ist beispielsweise bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen im Inland der Fall.
Sofern also der zur Auszahlung angewiesene Betrag den Vermittlungsprovisionen zzgl. MwSt. entsprechen soll, tragen wir den zutreffenden Umsatzsteuersatz in das entsprechende Eingabefeld ein. Nach Betätigung des Speichern-Buttons zeigt uns das Script den automatisch berechneten Bruttobetrag.
Bezeichnung der Steuernr. in Gutschriftbeleg
Die Bezeichnung der Steuernummer im PDF-Beleg ist üblicherweise Ust-IdNr. in Deutschland bzw. UID in Österreich. Eine Übersicht gängiger Abkürzungen bietet die Wikipedia in englischer Sprache. Ohne Programmierarbeiten lässt sich die Bezeichnung der Steuernummer pro Affiliate und Auszahlung frei angeben.
Zusätzlicher Vermerk in Gutschriftbeleg
Wie alle Angaben zum Steuerstatus ist auch der zusätzliche Vermerk rein optional. Falls hinterlegt, erscheint der Text im PDF-Dokument unterhalb der einzelnen Buchungsposten und Aufsummierungen. Wir können ihn zum Beispiel nutzen, um auf ein mögliches Reverse-Charge-Verfahren zu verweisen.
Zugrundeliegende Vermittlungen
In Form einer Tabelle sehen wir unter Zugrundeliegende Vermittlungen alle Provisionsgutschriften, aus denen sich der Auszahlungsbetrag errechnet. Die einzelnen Zeilen umfassen das Datum der Gutschrift, den jeweiligen Betrag, die korrespondierende Bestell-Nummer sowie den Link zu den Bestell-Details im Gambio-Admin. Gleichzeitig zeigt die Kopfzeile, wie viele Buchungen insgesamt eingeflossen sind.
Der in Klammern hinter der Best.-Nr. genannte Vermerk gibt an, ob es sich um eine direkte Vermittlung handelte oder eine indirekte Gutschrift durch einen im Rahmen von Multi-Level-Marketing geworbenen Partner.
In der rechten Spalte sehen wir die Summen gruppiert nach Ebene, d.h. welchen Betrag der Partner durch direkte Werbung neuer Kunden erwirtschaftet hat und wie die Einnahmen durch seine Downline strukturiert sind. Eine zweite Tabelle fasst die Summe pro Ebene zusammen, sodass auf einen Blick sichtbar ist, wie sich die Auszahlung nach Downline-Stufen verteilt.
Gutschrift-Beleg als PDF generieren
Durch Klick auf den Button Speichern & PDF generieren erstellt uns das Script anhand der angegebenen Auszahlungs-, Adress- und Steuerdaten einen Gutschrift-Beleg in Form eines PDF-Dokuments. Ebenso enthalten ist die Auflistung aller einzelnen Buchungen, die in Summe den Auszahlungsbetrag ergeben. Unsere Firmendaten und -anschrift bezieht das Modul aus den in Gambio hinterlegten Angaben. Je nach gewählter Aktion wird das PDF direkt heruntergeladen oder in einem neuen Tab geöffnet – ohne Extrastep.
Somit sind die technischen Rahmenbedingungen für die Erfüllung steuerrechtlicher und buchhalterischer Anforderungen gegeben. Durch die Möglichkeit individueller Angaben zur Bezeichnung der Steuernummer und dem individuellen Vermerk bleiben wir stets flexibel und können auch für steuerrechtliche Ausnahmefälle (Stichwort: Sonderwirtschaftszone Gran Canaria) eine geeignete Lösung generieren.
Dasselbe PDF steht dem jeweiligen Affiliate im Übrigen ebenfalls zum Download bereit. Im Partner-Menüpunkt Auszahlung hat er Einblick in sämtliche bisher erhaltenen Auszahlungen und kann sich die gewünschte PDF-Gutschrift herunterladen.
PDF an Partner senden
Wenn die Bereitstellung des PDF-Belegs als Download im Partnerbereich nicht genügt, können wir dem Begünstigten der Auszahlung auch eine E-Mail senden. Die Vorlage für diese E-Mail bearbeiten wir in den E-Mail-Einstellungen des Affiliate-Moduls für Gambio. Betätigen wir den Button Speichern & PDF an Partner senden und das Modul verschickt die E-Mail inklusive PDF-Anhang automatisch. Zusätzlich stehen prominent vier Aktionen bereit: klassisch speichern, speichern + PDF herunterladen, speichern + PDF im neuen Tab öffnen sowie speichern + PDF per E-Mail an den Affiliate senden. Eine Statusbox blendet – solange der Vorgang offen ist – einen Button zum Abschließen der Auszahlung und einen roten Ablehnen-Button ein; nach Abschluss wird stattdessen das Abschlussdatum angezeigt.