Inhaltsverzeichnis
Auf der Affiliate-Detailseite des Gambio Affiliate-Moduls legen wir die Höhe der Provision sowie deren Häufigkeit fest und können dem Partner Gutscheine zuweisen. Zusätzlich erteilen wir – falls gewünscht – die Freigabe zur Einsicht in ausgewählte Daten vermittelter Kunden und Mitglieder in der Downline, um Transparenz in unserem Partnerprogramm zu schaffen.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten betreffen den Steuerstatus für die PDF-Belege im Rahmen von Auszahlungen, die Verknüpfung mit einem Kundenkonto für den Guthabentransfer, interne Notizen sowie die Freigabe von Auszahlungsmethoden für den Partner. In der Kopfzeile der Detailansicht finden wir rechts außerdem den Link „Als Affiliate einloggen“ (neuer Tab) sowie ein Kommentarsymbol mit Notizzähler. Die Seite ist zweispaltig aufgebaut: links alle Verwaltungsbereiche, rechts zwei Auswertungsdiagramme.
Notizen
Hinter dem Sprechblasen-Icon rechts der Affiliate-ID in der ersten Tabellenzeile verbirgt sich die Notizen-Funktion. Die Zahl dahinter zeigt die Anzahl bereits zum Affiliate gespeicherter Notizen an.
Sofern mindestens eine Notiz vorhanden ist, sind die Darstellung und Funktionalität übrigens identisch der Sprechblase in der Affiliate-Übersicht. Ist noch keine Notiz zu einem Partner vorhanden, steht die Funktion nur in den Affiliate-Details zur Verfügung.
Ein Klick auf die Sprechblase öffnet ein Modal mit dem Titel Notizen. Dieses enthält eine chronologisch sortierte Auflistung bereits vorhandener Notizen zum Partner, nebst Datum und Name des Verfassers. Durch Klick auf den Hinzufügen-Button können wir eine neue Anmerkung erstellen, durch Klick auf die Entfernen-Symbole (x) vorhandene Notizen löschen.
Die Notizen sind für rein interne Zwecke vorgesehen und Partnern an keiner Stelle ersichtlich.
Mitgliedsdaten
Unter Mitgliedsdaten sehen wir auf der Affiliate-Detailseite die Adress- und Kontaktdaten des Partners, wie bei der Registrierung bzw. im Login-Bereich angegeben. Dies sind über die i. d. R. optionale Firma hinaus der Vor- und Nachname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land sowie die E-Mail-Adresse (klickbar), Telefonnummer und Website (falls hinterlegt). Zusätzlich lässt sich im Alias-Abschnitt eine Kurz-URL (Alias) per Plus-/Stift-Icon anlegen oder bearbeiten.
Das als Hash gespeicherte Passwort des Partners für den Login-Bereich können wir nicht einsehen. Jedoch stehen uns zwei Möglichkeiten zur Verfügung, ein neues Passwort zu generieren.
- Generieren und per E-Mail an Partner senden Der Button bewirkt genau das, was sein Wert verspricht. Anhand einer zufällig generierten Zahlen-Buchstaben-Kombination erstellt das Partnerprogramm-Modul ein neues Passwort für den Partner und sendet ihm eine entsprechende E-Mail. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn uns E-Mails à la „Ich habe mein Passwort vergessen“ erreichen, obgleich Partnern selbstverständlich eine ähnliche Funktion selbst zur Verfügung steht.
- Manuell festlegen Mit Hilfe dieser Funktion können wir das bisherige Passwort des Affiliates durch ein händisch eingegebenes überschreiben. Erfolgreiche Änderungen werden bestätigt.
Status
Das Affiliate-Modul kennt insgesamt drei Stati für Affiliates, von denen einer jedoch optional ist. Der Status aktiv bedeutet, dass der Partner seine Registrierung via Double Opt-in-Verfahren bestätigt hat. Seine E-Mail-Adresse ist also verifiziert, wohingegen beim Status inaktiv der Klick auf den Bestätigungslink noch aussteht.
Der dritte Status lautet bestätigt und kommt nur zum Tragen, wenn wir ihn im Admin-Menüpunkt Optionen als Affiliate-Status nach Klick auf Bestätigungslink ausgewählt haben. Ein Affiliate mit dem Status bestätigt hat seine E-Mail-Adresse erfolgreich verifiziert und wartet nun auf eine manuelle Freischaltung.
Per Button können wir zwischen „Sperren“ und „Freischalten“ wechseln; nach der Aktion lädt der Inhalt neu.
Nur Affiliates mit dem Status aktiv können
- sich in den Partner-Bereich einloggen
- Provisionen für Vermittlungen erhalten
- neue Partner werben.
Steuerstatus
Im Feld Ust-IdNr. finden wir eine vom Partner bei der Registrierung oder im Login-Bereich angegebene Nummer oder tragen sie selbst ein. Die beiden Stati Ungeprüft und Ungültig sind funktional identisch, unterscheiden sich jedoch in der Semantik. Während Ungeprüft unsere Aktion erfordert, ist bei Ungültig der Partner selbst am Zug.
Nur der Status Gültig berechtigt den Partner, eine Auszahlung zu beantragen. Technisch betrachtet gilt das auch dann, wenn keine Ust-IdNr. eingetragen ist. In diesem Fall schaltet das Modul den Status automatisch auf Gültig und den Umsatzsteuersatz auf 0,00 %.
Prinzipiell verstehen sich alle Provisionsbuchungen im Partnerprogramm-Modul als Nettobeträge. Durch Angabe eines Umsatzsteuersatzes im Feld Auszahlung zzgl. Umsatzsteuer bewirken wir den Aufschlag der Umsatzsteuer bei generierten Auszahlungen. Das ist z. B. bei vorsteuerabzugsberechtigten, inländischen Unternehmen üblich.
Das Modul verwendet in den Templates die Bezeichnung Ust-IdNr. für die anzugebende Nummer zum Nachweis der Vorsteuerabzugsberechtigung bzw. unternehmerischen Tätigkeit. Wir können jedoch als Bezeichnung der Steuernr. in Gutschriftbeleg pro Affiliate abweichende Bezeichnungen eintragen (z. B. VAT-ID), die dann im generierten PDF-Beleg erscheinen.
Das Eingabefeld Zusätzlicher Vermerk in Gutschriftbeleg nutzen wir z. B. für Hinweise wie Reverse-Charge. Bereits vorhandene Bemerkungen werden unterhalb als Vorschläge angeboten und lassen sich per Klick übernehmen.
Betätigen wir den Button Steuerstatus aktualisieren, werden alle vorangehend genannten Einstellungen gespeichert.
Verknüpftes Kundenkonto
Durch Klick auf den Button Kundenkonto verknüpfen, anschließender Eingabe einer Kundennummer oder des Namens eines Kunden, Auswahl und Bestätigung stellen wir eine 1:1-Beziehung zwischen dem Affiliate-Account und einem Kundenkonto her. 1:1 bedeutet: einem Affiliate-Account ist maximal ein Kundenkonto zuordenbar – und umgekehrt.
Hintergrund dieser Verknüpfung ist die Auszahlungsmethode Kunden-Guthabenkonto. Sofern von uns aktiviert und vom Partner gewählt, kann er sich seine erwirtschafteten Provisionen auf das von Gambio geführte Guthabenkonto transferieren lassen. Im Gegensatz zu anderen Auszahlungsmethoden erfolgt die Umbuchung auf das Kundenkonto automatisch. Eine bestehende Verknüpfung können wir jederzeit wieder lösen (mit Rückfrage).
Provisions-Einstellungen
Höhe der Provision
Im Menüpunkt Optionen der Partnerprogramm-Administration im Gambio-Backend definieren wir einen Standard-Provisionssatz. Dieser ist für alle Affiliates gültig, für die wir keinen individuellen Provisionssatz festlegen. Dementsprechend stehen bei Provision zwei Optionen zur Auswahl:
- Standard
Für den Affiliate gilt der Standard-Provisionssatz wie unter Optionen definiert. Ändern wir den Standard-Provisionssatz, gilt der neue Wert auch für alle Partner, denen er zugewiesen ist. - Wie definiert
Wir tragen in das automatisch eingeblendete Eingabefeld die für den aktuellen Affiliate gültige Vergütung in Prozent ein. Änderungen am Standard-Provisionssatz wirken sich nicht auf Partner aus, denen wir einen individuellen Satz zugewiesen haben.
Provision bei Gutscheineinlösung
Weiter unten auf derselben Seite können wir dem Affiliate Coupons zuweisen, die dem Tracking dienen. Für diese dem Affiliate zugeordneten Coupons können wir optional eine vom Standard abweichende Provision angeben.
Die Angabe der Provision bei Gutscheineinlösung dient den Fällen, in denen ein eingelöster Gutschein nicht dem Vermittler der Bestellung zugeordnet ist.
Das trifft z. B. zu, wenn ein Neukunde über den Empfehlungslink eines Partners auf unseren Shop gelangt, bei der Bestellung einen Neukundenrabatt via Gutschein erhält, dieser Gutschein aber keinem Affiliate zugeordnet ist. Belassen wir die Auswahl bei der Provision bei Gutscheineinlösung auf Standard, greift die für den Affiliate angegebene Provision bzw. allgemeine Standard-Provision.
Häufigkeit der Provisionsgutschrift
Provisionsgutschriften hängen zunächst davon ab, dass der Partner Bestellungen vermittelt. Die Auswahl bezieht sich auf den Fall, dass ein geworbener Kunde mehr als eine Bestellung tätigt.
Standard
Wie bei der Provisionshöhe können wir auch die Einstellungen zur Provisionsgutschrift auf mehreren Ebenen setzen: global in den Optionen oder individuell pro Affiliate. Bei Standard gilt keine Sonderregelung.
Nur bei Erstbestellung
Bei mehreren Bestellungen des geworbenen Kunden erhält der Partner nur für die erste Bestellung eine Provision.
Bei Erstbestellung und allen Folgebestellungen binnen 30 Tagen
Mittelweg: Provision für alle Bestellungen innerhalb eines Zeitraums ab der Erstbestellung (Standard: 30 Tage). Den Wert können wir pro Affiliate unter Zeitlimit für Folgebestellungen anpassen.
Bei allen Bestellungen des geworbenen Kunden
Die Beziehung Partner ↔ Kunde bleibt dauerhaft gespeichert; auch ohne Cookies/Gutscheine partizipiert der Werber an allen zukünftigen Bestellungen. Marketingstark („lebenslange Provision“), aber sorgfältig zu kalkulieren.
Immer, wenn Tracking-Cookie aktiv oder Affiliate-Gutschein eingelöst
Provision nur, wenn für die aktuelle Bestellung aktives Tracking via Cookie oder Coupon vorliegt – unabhängig von einer gespeicherten Werber-Zuordnung.
Zeitlimit für Folgebestellungen
Diese Angabe ist nur relevant, wenn wir Bei Erstbestellung und allen Folgebestellungen binnen 30 Tagen gewählt haben. Dann definieren wir für einzelne Partner abweichende Zeiträume.
Zuweisung von Gutscheinen & Vergütung
Gutscheine zuweisen
Die Affiliate-Details sind eine von zwei Stellen, an denen wir dem Affiliate einen oder mehrere Gutscheincodes zuordnen können. Der Vertriebspartner gibt ihm zugeordnete Coupon-Codes an seine Leserschaft, Follower, Freunde etc. weiter. Löst einer von ihnen im Rahmen seiner Bestellung den Coupon ein, ist er mittels des Codes dem Affiliate zuzuordnen. Diese Tracking-Methode ist also unabhängig von Cookies und damit auch vom Wechsel des Gerätes oder des Browsers.
Um einem Affiliate einen Gutschein hinzuzufügen, wählen wir den zuvor innerhalb von Gambio angelegten Kupon im Auswahlfeld Kupon hinzufügen und bestätigen die Aktion durch Klick auf den Speichern-Button. Es stehen nur Gutscheine zur Auswahl, die noch keinem anderen Affiliate zugeordnet sind.
Über die Affiliate-Details hinaus können wir umgekehrt auch in der Kupon-Verwaltung dem Gutschein einen Affiliate zuordnen. Beide Wege führen zum gleichen Ergebnis.
Die gravierenden Vorteile des Trackings via Gutscheincodes:
- Rabatt erleichtert Vermittlung
Exklusive Codes sind ein starker Kaufanreiz und steigern die Anzahl erfolgreicher Vermittlungen. - Wertvolle SEO-Backlinks
Dank Coupon-Tracking sind parametrisierte Links nicht nötig; Partner verlinken direkt auf Shop, Produkte, Kategorien oder Landingpages – ideal für saubere Backlinks.
Provision für Gutschein-Vermittlung festlegen
Naturgemäß senken Rabatte die Marge. Um Spielraum zu schaffen, definieren wir für einzelne Gutscheine andere Provisionshöhen als für die Vermittlung via Empfehlungslink. So lassen sich mehreren Codes unterschiedliche Konditionen zuweisen.
Beispiel: 15 % Budget. Provision via Link: 15 %. Gutschein A: 5 % Rabatt / 10 % Provision. Gutschein B: 10 % Rabatt / 5 % Provision. Alle Varianten kosten 15 % vom Netto – der Affiliate wählt die passende Ansprache.
Provisionsgutschrift bei Gutscheinen
Bei Bedarf verfeinern wir die Gutschriftlogik pro Gutschein: z. B. hohe Einmalprovision vs. Folgeprovisionen innerhalb eines Zeitfensters.
Einsicht in Kundendaten
Im Affiliate-Marketing spielt Vertrauen eine große Rolle. Vertrauen entsteht durch Zuverlässigkeit und Transparenz – etwa pünktliche Auszahlungen und nachvollziehbare Kontobewegungen.
Zweifel an der Seriosität schmälern die Aktivität unserer Affiliates. Als Blogger, Gruppen-Admins oder Publisher prägen sie das Bild unseres Shops. Transparenz hilft, dieses Vertrauen zu stärken.
Vor-, Nachname, E-Mail, Telefon
Im Affiliate-Programm für Gambio Onlineshops legen wir fest, welche Daten geworbener Kunden Partner sehen dürfen. Unabhängig von der Auswahl sehen Partner stets Bestelldatum, Provisionshöhe und voraussichtliches Gutschriftsdatum.
Wie bei Provisionshöhe/-häufigkeit definieren wir zunächst unter Optionen den Standard. Für einzelne Affiliates wechseln wir von Standard auf Wie definiert und setzen die Häkchen:
- Vorname
- Nachname
- Telefon
Nicht freigegebene Daten werden durch Sternchen maskiert (*** ******), sodass die Existenz echter Daten erkennbar bleibt, ohne sie offenzulegen.
Darstellung im Partner-Menü
Sowohl bei bestätigten als auch bei unbestätigten Vermittlungen sieht der Affiliate in seinem Login-Bereich Datum/Uhrzeit des Bestelleingangs sowie die Provisionshöhe. Namen, E-Mail und Telefonnummer werden gemäß unserer Freigaben angezeigt.
Die Werte unter Gutschrift unterscheiden:
- bestätigt: Provision bereits gutgeschrieben (ohne Datum).
- voraussichtlich: Bestellstatus löst Frist aus; Datum = Fristende (Status/Frist als Zeitpunkt Provisionsgutschrift in den Optionen definiert).
- frühestens: Status für Bestätigung noch nicht erreicht; Datum = frühestmögliche Gutschrift (bei heutigem Statuswechsel).
Einsicht in Downlinedaten
Einstellungen zur Freigabe
Unterteilt nach Ebene 1 und darunterliegenden Ebenen ist die Einsicht in Downlinedaten das MLM-Pendant zur Kundendaten-Freigabe. Standardwerte kommen aus den Optionen; individuelle Freigaben setzen wir am Affiliate. Relevanz besteht nur, wenn mindestens eine Downline-Ebene im Admin-Menüpunkt Referrer angelegt wurde.
Darstellung im Partnerbereich
Ohne Freigaben sieht der Partner lediglich die Anzahl geworbener Mitglieder je Ebene.
Mit Freigaben (z. B. ID, optionale Firma, Vor-/Nachname) erscheint eine aufklappbare Darstellung der Downline – wie auf dem Screenshot.
Verfügbare Auszahlungsmethoden
Wie schon zuvor können wir die unter Optionen aktivierten Auszahlungsmethoden auf Affiliate-Ebene feiner steuern – z. B. standardmäßig nur Kunden-Guthabenkonto, für ausgewählte Partner zusätzlich Überweisung. Darunter sehen wir die vom Affiliate bevorzugte Methode und – je nach Auswahl – hinterlegte Bank-, PayPal- oder Skrill-Daten.
MLM
Die beiden Einstellungsmöglichkeiten unter MLM sind sinnvoll, wenn mindestens eine Downline-Ebene im Admin-Menüpunkt Referrer angelegt wurde.
Die Option Standard-Referrer steht bei jedem Affiliate zur Auswahl – es kann jedoch immer nur einen geben. Aktivieren wir einen Partner als Standard-Referrer, wird ein zuvor gesetzter automatisch abgewählt. Der Standard-Referrer wird Werber aller Affiliates, die sich ohne eigenen Empfehlungsgeber registrieren.
Darunter können wir unter Referrer den aktuellen Empfehlungsgeber des Affiliates einsehen, ändern oder hinzufügen. Zum Ändern klicken wir auf den Namen des Sponsors, tragen ID oder Name des neuen Werbers ein und wählen aus den Vorschlägen. Ein Klick auf Speichern sichert die Zuordnung.
Statistik
Die aktuelle Statistik zeigt u. a.: bestätigte und offene vermittelte Bestellungen (gesamt/monatlich), aktuelles Guthaben inkl. offener Beträge (in Klammern), Downline-Guthaben, beantragte Auszahlungen (mit Betrag) sowie den Gesamtverdienst.
Im Admin sehen wir zusätzlich Bestellnummern. Ein Klick auf die Bestellnummer öffnet die Bestelldetails im Gambio-Admin. Über ein Augensymbol lassen sich Werte aufklappen; dann erscheint eine Tabelle mit Datum, Kunde/Kontakt, Provision, Auszahlungsstatus und Bestellnummer.
Der Eintrag „Manuelle Buchungen“ zeigt eine Übersicht mit farbigen Status-Badges, Beträgen, Texten, Datum, Admin und Lösch-Icon (für offene Buchungen). Direkt darunter lässt sich über Gutschrift/Abzug buchen ein Formular einblenden (Betrag, Text, Währung); das Absenden verbucht den Eintrag und lädt die Seite neu.
Durch Klick auf den Button Affiliate löschen entfernen wir den Partner dauerhaft aus der Datenbank (mit Sicherheitsabfrage).
Einnahmen des Partners
Im Flächendiagramm Einnahmen des Partners sind der Verdienst des Affiliates in Euro, der davon auf die Downline entfallende Anteil sowie die Summe der noch nicht bestätigten Provisionsgutschriften zu sehen. Der Zeitraum ist frei wählbar – die Darstellung dient uns und dem Affiliate als Prognose und Motivation.
Klicks und Vermittlungen
Sehr viel mehr als die Überschrift bereits aussagt, gibt es zum Flächendiagramm nicht anzumerken. Es visualisiert die Anzahl direkter Vermittlungen, von Mitgliedern in der Downline vermittelter Bestellungen und Aufrufe des Empfehlungslinks. Den aufzubereitenden Zeitraum können wir frei wählen.
Auf diese Wiese können wir Tendenzen der Vermittlungsaktivitäten auf Ebene einzelner Affiliates ausfindig machen, was insbesondere im Falle enger Zusammenarbeit ein interessanter Aspekt ist.